Bereits zum 8. Mal veranstaltet die Online-Profession GmbH das Online Marketing-Meetup in Münster, dieses Mal zum Thema Projektplanung bei IT-Projekten mit dem Referenten Stefan Wienströer von der a coding project GmbH.
Nach der akademischen Viertelstunde, in der wir noch auf ein paar Nachzügler gewartet haben, eröffnete Stefan seine Präsentation mit der Frage an die Teilnehmer: Wie viele Projekte der vergangenen Jahre sind überhaupt zu einem erfolgreichen Ende gebracht worden? Laut einer Studie der Technischen Universität München und der Computerwoche war nur knapp die Hälfte der IT- Projekte der letzten drei Jahre erfolgreich.
Bei 48% wurden die IT-Vorhaben nur teilweise erfolgreich beendet. Hierbei wurde meistens der Zeitrahmen gesprengt oder das Budget nicht eingehalten.
Warum scheitern IT Projekte
Auch hier stellte Stefan Wienströer die wichtigsten Gründe vor, aufgrund derer es zum Scheitern eines IT-Projektes kommt.
- Vorgaben wurden nicht klar definiert, so dass es zu unterschiedlichen Erwartungen auf beiden Seiten (Dienstleister/Auftraggeber) kommt.
- Pläne werden geändert (moving targets), und deren unzureichende Dokumentation verursacht ein hohes Risiko bezüglich des Scheiterns eines IT-Projektes.
- Missverständnisse in der Kommunikation: Entwickler und Kunde “sprechen” unterschiedliche Sprachen und machen aus dem Gesagten das, was sie verstehen “wollen”.
Lösungen zur Verringerung des Risikos eines Scheiterns
Grundsätzlich muss ein Plan her, bei dem im zeitlichen Ablauf festgelegt wird, welche Teilbereiche des Projektes wann fertig gestellt sein sollen.
Bei der Zeitplanung und der darauf folgenden Umsetzung ist – auch nach einhelliger Meinung der Teilnehmer – der Kunde das Problem. Denn wie oft muss der Entwickler auf Entscheidungen, Unterlagen und Informationen vom Kunden warten? Diese Wartezeit wird dann mit anderen Projekten gefüllt und am Ende muss alles auf einmal umgesetzt und fertiggestellt werden. Das verursacht wieder unnötigen Stress.
Wartezeiten reduzieren & Missverständnisse vermeiden
Folglich gilt es diese Wartezeit zu verkürzen. Dies kann man erreichen, indem zunächst nur die wirklich essentiell wichtigen Funktionen umgesetzt werden, die für Projekt unverzichtbar sind.
Je kleiner hierbei das Projekt gewählt wird, um so geringer ist auch das Risiko schon hier zu scheitern. Auch könnte in dieser frühen Phase auf ein individuelles Design zunächst verzichtet werden. Denn für die Funktion eines Onlineshops ist es zunächst unerheblich, ob ein Mauszeiger zwei Pixel größer oder kleiner ist.
Nachdem nun das gesamte Projekt in einzelne Arbeitspakete aufgeteilt wurde, müssen diese in eine Reihenfolge gebracht werden, um mit dem kleinsten Paket beginnen zu können.
Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte der Kunde in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt informiert werden. Wenn es etwas Lauffähiges gibt, sollte der Kunde auch hier schon mit einbezogen werden.
In diesen Phasen sollten Kunde wie auch Dienstleister bereit sein auch mal nachgeben zu können, wenn der Entwickler etwas (jetzt) nicht so wie gewünscht umsetzen kann oder der Kunde eine Funktion in einem anderen Workflow haben möchte. Denn die Bewilligung weiterer Pakete steht ja noch aus.
Weiterer Verlauf sorgfältig geplanter IT Projekte
Sobald ein Paket abgeschlossen ist, sollte das nächste Paket schon geplant und auch freigegeben sein, damit ein reibungsloser Ablauf in der Entwicklung nicht verzögert wird.
Langfristige Projektplanung
Bei der langfristigen Projektplanung sollte für jede Anpassung ein Angebot erstellt werden. Das gibt dem Kunden einen Sicherheitsrahmen, ist aber auch mit Planungsaufwand verbunden.
Die Arbeitsleistung sollte nach Aufwand abgerechnet werden. Das spart auf beiden Seiten viel Zeit in der Planung ein. Aufwändigere Anpassungen können als Auftragsarbeit umgesetzt werden.
Hilfreich ist es auf Synergien zwischen mehreren Kundenprojekten zu achten. Das spart Entwicklungszeit und die Funktion kann somit für alle Kunden günstiger angeboten werden.
Im letzten Schritt sollte man die Nutzer des Kundenprojektes mit einbeziehen, um an den bestehenden Funktionen ein Finetuning vorzunehmen und um zu erfahren, wie die Nutzer das Projekt überhaupt annehmen.
